Nell'ambito dei trasporti internazionali, conoscere quale tipologia di documenti sia necessaria per passare i controlli doganali è fondamentale.
Un'azienda di trasporti deve essere organizzata per sopperire anche alle esigenze di tipo burocratico: questo include non solo la logistica interna per avere sempre le merci e i mezzi sotto controllo, ma anche il reperimento e la presentazione dei documenti doganali per esportazione e di quelli di importazione, se necessario.
I documenti necessari per passare la dogana
Tra i documenti doganali che sicuramente si dovranno produrre, vi è la distinta di carico, che viene emessa direttamente dal venditore: essa si collega direttamente alla fattura relativa alla vendita, anch'essa inclusa della lista di documenti, e riporta informazioni quali i dati completi di mittente e destinatario, tipologia di collo (o di colli) trasportato e numero preciso, nonché una descrizione esaustiva del prodotto o dei prodotti. Può essere necessario anche aggiungere informazioni relative al container.
La fattura, spesso, viene richiesta dal Paese che riceverà la merce nella lingua corrente e sarà completa di prezzi, termini di reso, nonché eventuali norme legislative rispetto all'IVA e ad esenzioni. Il certificato di origine, invece, può stabilire se i prodotti che si stanno esportando sono di origine preferenziale o meno: nel primo caso vi sono una serie di agevolazioni che possono diminuire il costo del dazio.
Un altro documento doganale importante, nel caso in cui le movimentazioni siano numerose durante l'anno, è il carnet ATA, che consente di portare le merci fuori e dentro i confini velocizzando le operazioni di controllo. Esiste poi un attestato di libera vendita che stabilisce che il carico può essere trasportato liberamente in tutti i Paesi dell'Unione Europea e anche oltre: di solito, viene rilasciato dalla Camera di Commercio.
Documento di trasporto e certificato assicurativo saranno altrettanto fondamentali per passare la dogana. Nel documento di trasporto, in particolar modo, saranno riportate le lettere di vettura di ogni trasbordo, che sia marittimo, aereo o su ferrovia.
Nei cosiddetti trasporti intermodali, infatti, capita di cambiare mezzo più volte prima di arrivare a destinazione. Il certificato di assicurazione, infine, riporta tutti gli estremi della merce che deve essere tutelata.
I documenti specifici richiesti per entrare in alcuni Paesi
Alcuni Paesi, come L'Arabia Saudita o l'Azerbaigian, non accettano documenti ATA e quindi qualsiasi movimentazione doganale deve essere effettuata secondo le regole canoniche, anche se molteplici durante l'anno. Molti Stati di credenza musulmana, inoltre, non importano alimenti come la carne di maiale o determinati giochi non aderenti ai propri principi. Se si tratta di prodotti alimentari quali legumi o frutta, dovrà anche aggiungersi un certificato fitosanitario da porre all'attenzione di Consolati e Camere di Commercio dei Paesi coinvolti nell'import-export. Alle volte, sarà anche indispensabile dichiarare che pollo, uova o latticini non contengano diossina o elementi radioattivi.
Vi sono Paesi che richiedono la fattura commerciale in almeno 3 copie, senza dimenticare che determinati imballaggi devono essere trattati con fumigazione, come quelli in legno. Tra gli USA e il Canada, invece, le differenze di richiesta della fattura commerciale in sede doganale sono diverse.
Negli Stati Uniti, infatti, la copia può essere unica, inviata elettronicamente, se si preferisce, e redatta in qualunque lingua si desideri, purché vi sia anche la traduzione in inglese. In Canada, invece, sono richieste ben 4 copie in lingua inglese o francese e, qualora il valore delle merci superi i 2500 dollari, occorrerà utilizzare dei prestampati appositi predisposti quali fatture doganali.
In America, inoltre, vi sono Stati dove, se si esporta del vino, bisogna presentare anche un certificato di analisi, per avere contezza della qualità produttiva e del Paese di provenienza. Per quanto concerne il già citato certificato fitosanitario, invece, gli USA ricevono tranquillamente merci che abbiano ricevuto i regolari controlli dalle ASL dei membri di un qualunque Paese UE. Spesso, gli USA richiedono anche l'identificazione specifica del produttore estero tramite il MID, ovvero il Codice di Identificazione Produttore.
Infine, la certificazione CCC è un documento doganale tra i più complessi richiesti dalla Cina. Include prodotti medicali, legati alla sicurezza, all'automotive, nonché dispositivi elettrici ed elettronici di vario tipo.
L'organizzazione di un trasporto internazionale
Le migliori aziende di trasporti specializzate nella movimentazione di carichi all'estero possono essere di supporto per produrre e presentare i documenti doganali necessari al confine per conto dei clienti.
In tal senso, organizzazione e logistica sono fondamentali e molte volte si traducono in sistemi di etichettatura che permettono di identificare immediatamente i carichi, anche se vi sono fasi intermedie di stoccaggio o trasbordi: i software moderni sono dotati di sistemi GPS che possono essere connessi con i camion e comunque seguire le merci fino a destinazione, trasmettendo un feedback continuo anche al committente.
Naturalmente, il personale dovrà essere formato e conoscere tutte le lingue necessarie per comunicare correntemente con le autorità doganali della città di destinazione.